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第一步：收集
- 汇集所有任务
- 将所有实体和电子的任务都收集到一个地方（如滴答清单、Todo List等）。
- 使用“清空大脑”方法，捕捉所有引起注意的事情，不论大小。
- 电子邮件：
- 搜索关键词：使用电子邮件客户端的搜索功能，输入可能与未记录想法相关的关键词，以找到相关的邮件。
- 检查草稿箱：查看电子邮件草稿箱，看是否有未发送的邮件，里面可能包含了未完成的想法。
- 短信和即时通讯应用：
- 检查对话记录：打开你使用的短信应用或即时通讯应用，仔细检查过去的对话记录，看是否有提到的想法。
- 查找关键词：使用搜索功能，输入可能与未记录想法相关的关键词，以找到相关的消息。
- 社交媒体：
- 查看帖子和评论：浏览你在社交媒体上的帖子和评论，看是否有提到的想法。
- 搜索关键词：在社交媒体平台上使用搜索功能，输入可能与未记录想法相关的关键词，以找到相关的帖子或讨论。
- 语音消息：
- 检查语音记录：如果你使用语音消息功能，检查语音消息的记录，看是否有提到的想法。
- 听取语音备忘录：如果有保存的语音备忘录，听取它们，看是否包含了未记录的想法。
- 日历和提醒应用：
- 检查过去的事件：查看日历应用，回顾过去的事件和提醒，看是否有涉及到未记录的任务或想法。
- 查找提醒：使用提醒应用查找过去的提醒，看是否有相关的未完成任务。
- 云笔记和文档：
- 检查云笔记：如果你使用云笔记服务，检查其中的笔记，看是否有记录下的想法。
- 查阅文档：浏览你的文档存储位置，检查是否有与未记录想法相关的文件。
- 搜索工具：
- 使用搜索引擎：如果你曾在互联网上搜索过相关信息，使用搜索引擎来查找你的搜索历史，看是否有相关的未记录想法。
- 应用程序和工具：
- 浏览器：作为主要的上网工具，浏览器有助于整理和访问在线资源。你可以清理书签、扩展、历史记录等，确保浏览器界面整洁。
- 网盘应用：将网盘应用归类到此类别，包括管理和整理云端存储的文件，确保文件结构有序。
- 文件和文件夹：
- 电脑本地文件：整理电脑上的本地文件，包括文档、图片、视频等，建立清晰的文件夹结构，方便日常工作。
- 网盘文件：在网盘上的文件同样需要有条理的结构，按项目、日期或主题分类，方便查找和共享。
- 书签和收藏：
- 浏览器书签：清理和整理浏览器中的书签，确保书签栏和书签管理器中只包含最常用、最重要的链接。
- 网盘收藏：在网盘中收藏重要的文件或文件夹，使其更容易访问。
- 云服务和存储：
- 网盘：将网盘整体视为云服务，管理存储在云端的文件和数据。
- 其他云服务：如果你使用其他云服务（如云备份服务、云图库等），也将其整理到这个分类中。
- 工作空间和桌面：
- 电脑桌面：确保电脑桌面上的图标有序，只包含当前使用的工具和文件夹。
- 浏览器工作区：整理浏览器工作区，包括书签栏、扩展、主页等，使其更符合个人工作风格。
- 通讯和邮件：
- 电子邮件：整理电子邮件，清理收件箱，建立文件夹或标签分类邮件。
- 通讯工具：确保通讯工具（如即时通讯应用）的联系人清单有序，删除不再需要的联系人。
- 安全和隐私：
- 账户和密码：定期检查和更新网站和应用的账户信息和密码，确保安全性。
- 隐私设置：检查浏览器、网盘和其他应用的隐私设置，确保符合个人隐私需求。
- 已经启动、尚未完成的项目
- 需要启动的项目
- 需要 "调查研究" 的项目
- 对他人的承诺
- 老板、合伙人、同事、下属、机构中的其他人、其他专业人士、客户、其他机构
- 要做的沟通
- 电话、电子邮件、语音留言、传真、信函、备忘录
- 要撰写或提交的材料
- 报告、评估报告、回顾、提案、文章、促销材料、说明书、总结、会议记录、编辑和修改的材料、现状报告、谈话和沟通记录
- 会议
- 即将召开、要求主持或应邀出席、要听取汇报
- 阅读 / 回顾
- 书籍、期刊、文章
- 财务
- 现金、预算、资产负债表、损益表、最高赊账限额、应付账款、应收账款、小额现金、银行、投资人、资产管理
- 计划 / 组织
- 目标、下一个目标、短期目标、企业规划、营销计划、财务计划、即将发生的事件、发言、会议、例会、出差、休假
- 组织发展
- 组织结构图、重新调整、上下级关系、岗位描述、设施、新系统、改革动议、领导风格、接班计划、文化
- 管理
- 法律问题、保险、人事、员工、政策 / 步骤、培训
- 员工
- 招聘、辞退、总结、员工发展、沟通、士气、反馈、报酬
- 系统
- 电话、电脑、软件、数据库、办公设备、打印机、传真机、档案、储存、家具、修理、装饰、办公用品、名片、文具、个人组织用品
- 销售
- 客户、未来客户、大客户、销售流程、培训、关系建立、报告、关系追踪、客户服务
- 营销 / 促销
- 促销活动、材料、公共关系
- 等待事务
- 信息、委派的项目 / 任务、项目要件、沟通的答复、提案的反馈、问题的回答、提交物品要求反馈 / 报销、票据、继续执行或完成项目的必要的外部行动......（决策、变化、实施等）、订购
- 职业发展
- 培训、研讨会、要学的知识、要了解的情况、要培养或练习的技能、要读的书、研究、正规教育（资格证书、学位）、事业研究、简历
- 着装
- 职业装
- 已经启动、尚未完成的项目
- 需要启动的项目
- 项目 - 其他组织
- 服务、社会团体、志愿者、公益机构
- 对他人的承诺
- 配偶、伴侣、孩子、父母、家人、朋友、职业人士
- 要做的沟通
- 电话、电子邮件、传真、卡片、信函、感谢信
- 即将发生的事件
- 生日、周年庆典、婚礼、毕业、外出游玩、假日、长假、旅行、宴会、聚会、招待会、文娱活动、体育活动
- 家庭
- 与配偶、伴侣、孩子、父母和亲戚的项目 / 活动
- 管理
- 家用办公用品、设备、电话、语音留言机、电脑、网络、电视、DVD、家用电器、消遣物、归档、储存、工具
- 休闲娱乐
- 数据、音乐、录像带、旅行、要去的地方、要看望的人、网络搜索、照片、运动设备、业余爱好、烹饪、消遣
- 财务
- 账单、银行、投资、带宽、纳税、预算、保险、抵押、会计
- 法律
- 遗嘱、信托、资产、法律事务
- 等待事务
- 邮件订购、修理、报销、出借物、信息、对请柬的答复
- 家庭 / 家务事
- 不动产、修理、建筑、重新装修、房东、取暖和制冷、下水道、电、屋顶、景观、车道、车库、墙壁、地板、天花板、装饰物、家具、公用设施、家用电器、电灯电线、厨房用品、洗衣机、要清晰 / 打扫 / 整理的地方和储物空间
- 健康
- 保健、医生、牙医、验光师、专科医生、体检、饮食、食品、锻炼
- 个人发展
- 上课、研讨会、教育、培养、事业、创作
- 交通
- 汽车、自行车、摩托车、维护、修理、上下班、票据、预定
- 衣服
- 职业装、便装、正装、运动装、配饰、行李、修补、定做
- 宠物
- 健康、训练、用品
- 外出事宜
- 五金商店、药店、报货商店、银行、洗衣店、文具店、购物中心、礼品店、办公用品店、杂货店
- 社区
- 邻居、服务工作、学校、社会活动
- 清空 Inbox
- 清理电子邮件、纸质文档、笔记、日历等各类信息源，将它们转化为行动项目或存档。
第二步：更新各个清单
- 下一步行动的场景清单
- 看每个场景中已完成的任务并打勾，已不需要的任务删除。
- 将未完成的任务移到新的场景，或标记为“将来也许”。
- 如果某些任务需要新的行动，更新并明确下一步。
- 回顾之前的日程表
- 查看上周的日程，检查是否有未完成的任务或行动。
- 回顾会议记录，确认是否有遗漏的执行任务。
- 记录任何新的事项（如“跟大家要照片”）并添加到清单中。
- 查看接下来的日程表
- 检查即将到来的活动，如出差，确保所有必需物品和任务都已列出。
- 查看“等待”清单
- 跟进未完成或仍在等待中的事项，确认进度（如联系小新获取文档）。
- 回顾“项目”和“目标”清单
- 确认当前的项目和目标，审视长期方向和目标的进展。
- 回顾核查清单
- 检查这一周的习惯达成情况，确保已完成计划中的关键任务。
- 评估本周目标的进展，并调整下周的目标和计划。
第三步：创造
- 审查“将来也许”清单
- 看哪些任务需要转化为具体行动。
- 删除已拖延太久的任务，避免不必要的拖延。
- 思考新的点子
- 检视大脑中是否有新的创意、疯狂的点子或灵感，记录下来并考虑是否可行动。